Formation Assistant(e)s et secrétaires : augmenter la productivité avec l’intelligence artificielle
Emails, comptes rendus et documents professionnels
Ce que vous apprendrez :
- Utiliser l’intelligence artificielle comme assistant rédactionnel : comprendre comment les outils d’IA peuvent aider à structurer les communications professionnelles tout en conservant la maîtrise des contenus produits.
- Rédiger plus rapidement des emails et comptes rendus structurés : transformer des notes brutes en comptes rendus clairs, organiser les informations et produire des communications professionnelles adaptées aux interlocuteurs.
- Produire des documents synthétiques et lisibles : utiliser l’IA pour créer des notes de synthèse, supports de présentation ou documents administratifs plus structurés et plus faciles à exploiter.
Formation Assistant(e)s et secrétaires : augmenter la productivité avec l’intelligence artificielle
- Durée : 3 jours (21 heures)
- Type d'enseignement : Présentiel ou distanciel
- Public : Assistant(e)s de direction, assistant(e)s administratifs, office managers, assistant(e)s RH ou commerciaux et fonctions support produisant régulièrement des documents professionnels.
Formation accessible aux personnes en situation de handicap - Prérequis : Il est préférable d'avoir une première expérience dans le monde professionnel ainsi qu'une familiarité avec l'utilisation d'Internet.
- Moyens d'évaluation : des cas pratiques ainsi que des QCM permettront d'évaluer le stagiaire afin d'obtenir une attestation de formation.
- Taux de réussite : 100%
🎯Objectifs visés par la formation
- Comprendre le fonctionnement et les limites de l’intelligence artificielle générative dans les activités administratives et les fonctions support afin d’identifier les usages pertinents pour la rédaction de documents professionnels.
- Utiliser l’IA pour structurer les communications professionnelles : rédaction d’emails adaptés aux interlocuteurs, transformation de notes en comptes rendus structurés et hiérarchisation des informations.
- Produire des documents synthétiques et cohérents : notes de synthèse, supports de présentation ou reformulation de messages selon le contexte professionnel.
- Garantir la fiabilité et la confidentialité des contenus produits en protégeant les données internes et en vérifiant les informations générées par l’IA.
Référence : IA-M7
Tarif entreprise valable pour 1 à 3 personnes, éligible à la prise en charge par les OPCO
Devis sur demande pour 4 personnes et plus
Télécharger le programme OPCOPour un financement par France Travail (devis AIF), nous consulter :
- Par téléphone : 06 77 01 00 38
- Par mail : info@transition-experts.fr
Déroulé de la formation
Jour 1 :
Comprendre l’IA dans les fonctions support
- Comprendre le fonctionnement et les limites de l’intelligence artificielle générative
- Identifier les usages utiles dans les fonctions administratives
- Structurer des demandes efficaces pour produire des contenus pertinents
- Transformer des notes brutes en documents structurés
Jour 2 :
Rédiger des communications professionnelles
- Rédiger des emails clairs et adaptés aux interlocuteurs
- Produire des comptes rendus structurés de réunions ou d’échanges
- Hiérarchiser les informations pour la direction ou les équipes
- Améliorer la qualité rédactionnelle et la lisibilité des documents
Jour 3 :
Produire des documents synthétiques et sécurisés
- Rédiger des notes de synthèse et supports de présentation
- Reformuler et adapter les messages selon le contexte professionnel
- Vérifier la fiabilité des contenus générés par l’IA
- Protéger les données sensibles et respecter la confidentialité
Cette formation vous intéresse ? > Contactez-nous
L'Intelligence Artificielle Générative Transforme le Monde Professionnel : Êtes-Vous Prêt ?
Depuis 2024, une large majorité des entreprises envisage d'intégrer l'IA générative dans leurs processus. Cependant, peu de salariés se sentent pleinement à l'aise avec ces outils innovants comme ChatGPT, Google Gemini ou Claude Anthropic.
Le constat est clair : maîtriser l'intelligence artificielle générative devient
un avantage concurrentiel majeur sur le marché du travail.
Utiliser l’IA dans les fonctions support
Sans méthode
- Les emails peuvent manquer de précision
- Les comptes rendus peuvent être incomplets
- Les informations peuvent être mal hiérarchisées
- Les risques liés aux données sensibles peuvent augmenter.
Dans les fonctions support, la rigueur et la fiabilité des informations restent essentielles.
Une formation pensée pour les fonctions support
Cette formation s’adresse :
- Aux assistant(e)s de direction
- Aux assistant(e)s administratifs
- Aux office managers
- Aux assistant(e)s RH ou commerciaux
- Aux professionnels produisant régulièrement des documents administratifs.
Les exercices sont basés sur des situations concrètes : rédaction d’emails, comptes rendus de réunion, notes de synthèse et documents internes.
Ce que vous allez réellement savoir faire
- Comprendre comment utiliser l’IA dans les tâches administratives
- Structurer des emails professionnels adaptés aux interlocuteurs
- Transformer des notes en comptes rendus clairs
- Produire des notes de synthèse pour la direction
- Améliorer la lisibilité et la qualité rédactionnelle des documents
- Organiser efficacement l’information professionnelle
Les outils d’intelligence artificielle peuvent produire :
- Des informations approximatives
- Des formulations inadaptées au contexte professionnel
- Des erreurs dans les synthèses
- Des risques liés aux données sensibles.
La formation vous apprend à :
Vérifier les contenus générés
- Structurer vos demandes pour obtenir des résultats fiables
- Protéger les données internes
- Utiliser l’IA dans un cadre professionnel responsable.
Transformer l’IA en levier de productivité administrative
Utilisée correctement, l’intelligence artificielle peut permettre de :
- Réduire le temps consacré à la rédaction des emails
- Structurer plus rapidement les comptes rendus
- Améliorer la qualité des documents administratifs
- Faciliter la transmission d’informations au sein de l’organisation.
Format
- Formation intensive sur 3 jours (21 heures)
- En présentiel ou en distanciel
- Sessions en petits groupes (jusqu’à 7 participants)
- Exercices pratiques et cas concrets issus des fonctions support
- Financement possible via OPCO, entreprise ou CPF
Conclusion
Éligible aux financements OPCO, cette formation permet aux assistant(e)s et aux fonctions support d’intégrer l’intelligence artificielle dans leurs pratiques professionnelles afin d’améliorer la qualité des communications, structurer les documents administratifs et gagner en efficacité dans les tâches quotidiennes.
Découvrez nos formations IA métiers.
Questions fréquentes sur l’IA pour assistant(e)s et fonctions support
Oui. La formation est adaptée aussi bien aux assistant(e)s travaillant dans des PME qu’aux professionnels exerçant dans de plus grandes organisations. Les outils présentés peuvent être utilisés dans de nombreux contextes administratifs.
Non. L’IA est un outil d’aide à la rédaction et à l’organisation des informations. La validation des contenus, la gestion des priorités et la relation avec les interlocuteurs restent des responsabilités humaines.
La formation aborde les bonnes pratiques pour protéger les données internes, éviter l’intégration d’informations sensibles et vérifier les contenus générés par les outils d’intelligence artificielle.